Atelier virtuel La base pour la santé mentale

6 étapes pour le mettre en place dans votre école

Atelier virtuel La base pour la santé mentale

6 étapes pour le mettre en place dans votre école

6 étapes simples

Nous vous invitons à prendre connaissance des détails de chacune de ces étapes pour organiser avec succès notre atelier.

Votre collaboration est précieuse! 🙂

 

  1. Réservons vos dates
  2. Parlons technique
  3. Livraison du matériel et tests techniques
  4. Mobilisons le personnel scolaire
  5. Organisons les ateliers
  6. Après les ateliers

Étape 1 : RÉSERVONS VOS DATES

1. Remplissez le formulaire d’inscription en indiquant les dates d’atelier souhaitées et nommez une personne ressource au sein de l’école qui sera responsable de coordonner les ateliers avec les différents intervenants (Direction, prof, technicien audio-visuel).

À noter : aucune compétence en audio-visuel n’est requise pour la personne ressource, pas d’inquiétude 😊

2. La coordonnatrice de la Fondation Jeunes en Tête enregistre votre formulaire et vous envoie un courriel de confirmation avec les dates souhaitées ainsi qu’un formulaire d’horaire détaillé à remplir.

3. Remplissez le formulaire d’horaire détaillé et retournez-le à la coordonnatrice de la Fondation.

4. Nous vous retournons ensuite une confirmation de visite que vous devez signer et nous renvoyer.

Étape 1 : RÉSERVONS VOS DATES

1. Remplissez le formulaire d’inscription en indiquant les dates d’atelier souhaitées et nommez une personne ressource au sein de l’école qui sera responsable de coordonner les ateliers avec les différents intervenants (Direction, prof, technicien audio-visuel).

À noter : aucune compétence en audio-visuel n’est requise pour la personne ressource, pas d’inquiétude 😊

2. La coordonnatrice de la Fondation Jeunes en Tête enregistre votre formulaire et vous envoie un courriel de confirmation avec les dates souhaitées ainsi qu’un formulaire d’horaire détaillé à remplir.

3. Remplissez le formulaire d’horaire détaillé et retournez-le à la coordonnatrice de la Fondation.

4. Nous vous retournons ensuite une confirmation de visite que vous devez signer et nous renvoyer.

Étape 2: PARLONS TECHNIQUE

Étape 2: PARLONS TECHNIQUE

Pour assurer à vos élèves une expérience optimale, nous organisons un appel technique pour :

Comprendre vos besoins et vérifier quelle plateforme vous utilisez (ZOOM, TEAMS ou GOOGLE MEET),
• Vérifier si un prêt de matériel sera nécessaire,
• Déterminer la date de livraison du matériel et des tests.

Quand a lieu l’appel?

• 10 à 20 jours avant le premier atelier.

Qui sont les personnes présentes?

• la gestionnaire de la Fondation,
• la personne-ressource de l’école,
• le technicien audio-visuel de l’école,
• le coursier de la Fondation qui ira faire la livraison de matériel et les tests technique,
• le technicien et la coordonnatrice de la Fondation

En cas de besoin, quel est le matériel que nous pouvons vous prêter?

• Un micro YETI
• Une webcam
• Un haut-parleur
• Un ordinateur portable

Pas d’inquiétude, tout notre matériel est désinfecté après chaque utilisation. 😉

Étape 3: LIVRAISON DU MATÉRIEL ET TESTS TECHNIQUES

Cette étape est cruciale pour la suite des choses. Cela vous permettra de vous familiariser avec le matériel, de le tester et aussi pouvoir être accompagné-e en cas de difficulté technique.

Quand a lieu la livraison?

Entre 2 et 7 jours ouvrables avant le premier atelier.

Qui doit être présent lors de la livraison?

• Le coursier de la Fondation,
• le technicien informatique,
• la personne ressource de l’école.

Combien de temps faut-il prévoir?

• Prévoir 30 minutes pour la rencontre

De quoi parlons-nous?

• Le coursier vous explique l’installation et l’utilisation du matériel
• Des tests seront effectués sur l’un des ordinateurs utilisés.
• Un test « live » est effectué via la plateforme utilisée par l’école (Zoom, Teams, Google Meet).

À savoir : Une liste du matériel empruntée sera faite et l’école obtiendra une copie de cette liste, afin de s’assurer de tout remettre lors de la récupération du matériel.

Étape 4: MOBILISONS LE PERSONNEL SCOLAIRE

Étape 4: MOBILISONS LE PERSONNEL SCOLAIRE

Pour que l’atelier soit un succès, il est important que l’école se tienne prête.

• Assurez-vous que les enseignants ont OUVERT et ACCEPTÉ notre invitation via un lien GOOGLE AGENDA dans laquelle se trouve le numéro de cellulaire des animateurs en cas de problèmes pendant l’atelier.
• Incitez les enseignants et enseignantes à consulter notre petit guide de dépannage pour savoir comment réagir en cas de problème.

Étape 5: ORGANISONS LES ATELIERS

Comment le personnel scolaire reçoit-il les liens de connexion aux ateliers?

La coordonnatrice des services Jeunesse envoie une convocation via GOOGLE AGENDA à chaque enseignant et enseignante qui a un atelier planifié ainsi qu’à la personne ressource et au technicien informatique de l’école.

À noter : Il est primordial que cette convocation soit acceptée.

Quelles informations comporte cette convocation?

Cette convocation comporte un lien pour se connecter à l’atelier ainsi que des numéros de téléphone à composer en cas de problème lors de l’atelier (exemple : panne de wifi ou panne de courant empêchant la connexion à la rencontre).

Nous invitons les enseignants à se connecter à l’avance sur le lien qui leur est fourni.

Comment faire si l’enseignant convoqué est absent?

Si l’enseignant convoqué est absent lors de la rencontre prévue et qu’un suppléant est présent, il faut s’assurer que cette personne ait le lien afin qu’elle puisse se connecter à la rencontre.

Comment faire si les élèves sont à la maison?

Il est nécessaire que le lien soit partagé aux élèves du groupe afin qu’ils puissent se connecter de manière autonome. Encore une fois, si l’enseignant peut se connecter quelques minutes avant la rencontre, c’est notre situation idéale.

Étape 6: APRÈS LES ATELIERS

Étape 6: APRÈS LES ATELIERS

Quand le matériel audiovisuel sera-t-il récupéré?

Lors de la livraison du matériel, le coursier de la Fondation aura établi avec la personne ressource de l’école le moment où le matériel audiovisuel sera récupéré.

Assurez-vous que tout le matériel qui vous aura a été prêté se retrouve dans la valise prévue.

 

Que faire si du matériel a été brisé ou est défectueux?

Nous vous demandons de nous en aviser le plus rapidement possible. Si des ateliers sont encore à venir, nous nous assurerons de remplacer le matériel nécessaire.

Votre avis compte pour nous!

Après les ateliers, nous envoyons un courriel à la personne ressource afin qu’elle évalue notre atelier. Pour nous aider davantage à nous améliorer, elle peut aussi le partager aux enseignants-es.

Il suffira pour cela de cliquer sur le lien présent dans notre courriel et de répondre à un court sondage en ligne.

Après les ateliers, nous proposons aussi aux élèves de répondre à un questionnaire (non obligatoire) pour nous partager leurs observations.

Chaque commentaire est lu avec la plus grande attention! 🙂