Nouvelle - 15 août 2018

Offre d'emploi : Adjoint(e) à la direction - temporaire

Le rôle :

Il s’agit d’un poste temporaire d’un an pour remplacement de congé de maternité. Le titulaire du poste seconde et assure un soutien administratif à la direction générale. Il assume diverses tâches administratives de nature variée, complexe et confidentielle. Il répond à des dossiers d’ordre courant et assure la continuité de certaines opérations, en l’absence de la personne supérieure. Il doit faire preuve de flexibilité et de disponibilité puisqu’il peut arriver qu’il doive prendre part à des réunions et à des activités qui ont lieu à l’extérieur des heures dites normales de bureau.

Plus de détails sur les responsabilités :

  • Appuie la direction générale dans la préparation et la convocation des réunions du conseil d'administration et des différents comités (réservation salle, traiteur, convocation, préparation ordre du jour et documentation, compilation des présences, etc.);
  • Au besoin, assiste aux réunions du conseil d’administration et d’autres comités le cas échéant, prend note des délibérations, rédige les procès-verbaux ou compte rendu et les projets de résolutions;
  • Co-gère l’agenda de la direction générale et collabore à l’organisation de diverses réunions de direction;
  • Gère les feuilles de temps (création pour nouvel employé, rappel, envoi à la comptabilité);
  • Gère les comptes de dépenses de la direction générale;
  • Assure la gestion de la petite caisse, des clés, carte d’accès, du parc informatique ou de toute autre tâche administrative;
  • Coordonne le processus de paiement des factures (codifie, soumet pour approbation, transmet à la comptabilité, reçoit les chèques pour signature, numérise et envoi);
  • Répond aux requêtes internes concernant l’informatique, la téléphonie, la timbreuse, l’imprimante ou autre incluant les achats;
  • Assure la résolution des problèmes mineurs informatiques et assure la liaison avec les services de soutien technique (informatique, téléphone, internet, imprimante, timbreuse) en cas d’enjeux majeurs;
  • Gère l'inventaire et assure l'approvisionnement des fournitures et mobilier de bureau, ainsi que du parc informatique;
  • Gère les boites courriels générales : info et carrières;
  • Répond aux appels, récupère et distribue le courrier;
  • Traite le courrier et rédige la correspondance de la direction générale;
  • Assure le classement, l’archivage et la recherche de divers documents de façon à ce que tous les dossiers de l’organisation soient à jour (listes diverses : membres du CA., comités, personnel, cartes d’accès pour les bureaux, etc.);
  • Reçoit, filtre et achemine les communications de la direction générale;
  • Prépare des présentations, demandes ou tout autre rapport sur Word, Excel ou PowerPoint;
  • Transmet au personnel les informations d’ordre général;
  • Collabore à la gestion des suivis du conseil d’administration, du comité exécutif et des différents comités travaillant avec la direction générale;
  • Épaule les membres du conseil d’administration dans leur fonction;
  • Assure la gestion de Microsoft Office 365 : création/suppression courriels, achat de licences, ajout des employés sur le site d’équipe, configuration de la confidentialité des bibliothèques;
  • Exécute d’autres projets donnés et toute autre tâche connexe ponctuelle à la demande de la direction générale.

Expérience souhaitée :

  • Diplôme d’études professionnelles en secrétariat;
  • Cinq années d’expérience de travail;
  • Habileté impeccable en rédaction française et excellente capacité à s’exprimer à l’oral;
  • Bilingue;
  • Excellent sens de l’organisation et esprit de décision, capacité à gérer plusieurs dossiers actifs et à établir les priorités;
  • Ponctuel, minutieux, fiable, courtois et éthique;
  • Attitude collaborative, aime travailler en équipe et a la volonté de partager l’information avec tous les membres de l’organisation;
  • Aisance avec l’informatique;
  • Connaissance de la suite Office, plus particulièrement Word et Excel;
  • Connaissance de Microsoft Office 365/SharePoint, un atout.

Conditions de travail :

  • Poste temporaire d’un an pour remplacement de congé de maternité;
  • Semaine de travail de 5 jours, du lundi au vendredi, 7,5 heures par jour;
  • Une heure de dîner non rémunérée par jour;
  • Possibilité de rencontres à l’extérieur des heures d’affaires régulières (comités de travail, événements bénéfice de la Fondation, etc.);
  • Environnement stimulant impliquant de devoir faire face à des priorités changeantes.
  • Entrée en poste prévue le 15 octobre 2018

 

N.B. :   Poste temporaire d’un an pour remplacement de congé de maternité. L’emploi du masculin a pour but de faciliter la lecture du texte. L’organisme pratique l’équité en matière d’emploi.

 

Pour postuler, les candidats doivent faire parvenir leur CV avant vendredi 7 septembre 17h à l’adresse courriel suivante: carrieres@fondationjeunesentete.org